CondoWorks extrait déjà automatiquement le numéro de la facture, la date et le montant de toutes les factures, mais vous pouvez également coder automatiquement les factures et définir leurs descriptions automatiquement pour rendre le traitement des factures encore plus rapide ! Lorsqu'un fournisseur dans une propriété est configuré pour le codage automatique et la description automatique des factures, toute nouvelle facture reçue de ce fournisseur sera prête à être approuvée. Vous pouvez toujours modifier la description de la facture et le GL des dépenses pendant le processus de codage et/ou d'approbation si nécessaire.
Pour configurer l'autocodage et/ou l'autodescription :
- Cliquez sur Fournisseurs dans la barre de navigation supérieure
- Sélectionnez Tout dans le menu déroulant
- Recherchez le vendeur et la propriété concernés
- Sélectionnez l'onglet Basiques en bas de l'écran (sélectionné par défaut).
- Choisissez un GL par défaut dans le menu déroulant pour sélectionner le GL de dépenses approprié.
- Cochez la case Description facture automatique si vous souhaitez également que la description de la facture soit remplie automatiquement.
- Cliquez sur Sauvegarder.
Lorsque la description automatique de la facture est activée, la Description de la facture des factures de services publics sera définie par la période d'utilisation et le numéro de compte ou par l'année/mois de la facture et le numéro de compte. Pour les factures non liées aux services publics, la description de la facture sera définie par l'année/mois de la facture.