En tant qu'approbateur de factures, vous recevrez quotidiennement des courriels CondoWorks pour toutes les factures en attente de votre approbation et celles en attente de codage. Il vous suffit d'utiliser les liens figurant dans chaque courriel pour ouvrir rapidement les factures concernées.
Vous pouvez également consulter la liste de toutes ces factures :
- Cliquez sur Factures dans la barre de navigation supérieure.
- Sélectionnez En attente d'approbation ou Nouveau (pour les factures en attente de codage), selon le cas.
À partir de là, vous pouvez choisir une facture à coder et/ou à approuver en cliquant sur la loupe.
Une fois dans une facture spécifique, vous pouvez voir tous les détails pertinents de la facture sur la gauche et voir la facture elle-même sur la droite. Vous pouvez également voir l'historique complet de l'activité sur cette facture ainsi que les commentaires internes dans les onglets au bas de l'écran.
Pour coder et/ou approuver la facture :
- Choisissez le GL de dépenses approprié dans la liste déroulante Catégorie d'inventaire (GL).
- Entrez une description dans la case Description
- Vérifiez et, si nécessaire, modifiez les autres champs.
- Si vous approuvez la facture, cliquez sur Approuver. Si vous ne faites que coder la facture, cliquez sur Sauvegarder. Si vous avez codé la facture et que vous souhaitez l'envoyer à l'approbateur de la facture, cliquez sur Demande d'approbation.
Au-dessus de la facture, il y a quelques boutons supplémentaires utiles :
- Apparenté - en cliquant sur ce bouton, un tableau s'ouvre sur le côté droit de l'écran et répertorie toutes les factures pour le même fournisseur et le même client. La liste comprend la date, le montant et le statut de la facture et peut être utilisée pour vérifier rapidement des éléments tels que les doublons et les montants typiques des factures.
- Déplacer - si une facture de service autre que public a été créée par erreur pour le mauvais client, vous pouvez utiliser ce bouton pour la déplacer vers le bon client.
Une fois qu'une facture a été approuvée, son statut passe à Approuvé. Ensuite, CondoWorks synchronisera la facture avec votre système comptable en arrière-plan, et son statut passera alors à Exporté.
Pour plus d'informations sur le rejet d'une facture, veuillez consulter la page Rejeter une facture ou une mise à jour du vendeur.