Faire le suivi des factures des fournisseurs

CondoWorks permet de rester facilement organisé et faire le suivi de toutes les factures. Pour afficher une liste de toutes les factures soumises précédemment:

  • Cliquer sur Factures dans la barre de navigation supérieure
  • Sélectionner Tout dans le menu déroulant

Vous pouvez y voir toutes les factures et les trier/rechercher par : Client, Vendeur, Date de création, Statut, Date de comptabilisation, Date de facturation, N° de facture, Montant, GL, et Description.

Un certain nombre d'aperçus rapides sont disponibles à partir de la barre de navigation supérieure, qui filtrent automatiquement les factures et vous permettent de passer rapidement aux aperçus les plus fréquents :

  • En attente d'approbation - les factures avec le statut En attente d'approbation 
  • Nouvelles factures - les factures avec le statut Nouvelles factures
  • Les erreurs de synchronisation - les factures qui ont eux de problèmes de synchronisation avec votre système de comptabilité 

Veuillez noter que CondoWorks rejettera automatiquement toute facture en double (identifiée comme un double soit par le numéro de facture pour un fournisseur d'une propriété, soit par la combinaison de la date et du montant de la facture pour un fournisseur d'une propriété).

Pour afficher les détails d'une facture spécifique, cliquez sur la loupe.

Dans le haut de la page, vous verrez le statut de la facture. Les factures peuvent avoir l'un des statuts suivants :

  • Nouveau - la facture a été reçue et CondoWorks a extrait toutes les données pertinentes de la facture. Les factures provenant d'un fournisseur utilisant le codage automatique et la description automatique peuvent ignorer ce statut.
  • En attente d'approbation - la facture a été codée et est en attente d'approbation 
  • En attente de mise à jour interne - la facture a été rejetée et une mise à jour interne devra être effectuée
  • En attente du fournisseur - la facture a été renvoyée au vendeur pour qu'il la mette à jour ou fournisse des précisions
  • Approuvé - la facture a été approuvée et est mise en file d'attente pour être synchronisée avec le système comptable 
  • Rejetée - la facture a été rejetée
  • Exportée - la facture a été synchronisée avec le système de comptabilité