Le statut d'enregistrement d'un compte indique si un compte particulier est facturé sur support papier et les mesures qui peuvent être prises pour permettre à CondoWorks de télécharger automatiquement les factures électroniques du fournisseur.
L'enregistrement consiste à convertir un compte (par exemple celui d'un fournisseur de services publics) afin de recevoir les factures via le portail en ligne du fournisseur plutôt que de demander au fournisseur d'envoyer des factures papier au client. CondoWorks téléchargera automatiquement les factures des portails des services publics.
À moins que le statut d'enregistrement d'un compte soit ENREGISTRÉ, les factures du fournisseur pour ce compte ne sont pas téléchargées automatiquement par CondoWorks. Vous devrez téléverser les factures papier pour ces comptes.
Le statut d'enregistrement d'un compte peut être consulté en cliquant sur Fournisseurs, puis sur Comptes, et en consultant la colonne Statut d'enregistrement. Il est également visible dans l'onglet Comptes d'un fournisseur.
Les statuts d'enregistrement les plus courants sont les suivants :
ENREGISTRÉ (ENROLLED) - le compte reçoit les factures du fournisseur dans CondoWorks via le portail de facturation électronique du fournisseur. Il n'est pas nécessaire de télécharger les factures dans CondoWorks pour ce compte.
NOUVEAU (NEW) - le compte a été récemment ajouté ou la première facture papier le concernant a été téléchargée. CondoWorks tentera automatiquement de s'inscrire à la facturation électronique auprès du fournisseur pour ces comptes.
EN-ATTENTE-DE-FACTURE (WAIT-FOR-INVOICE) - l'enregistrement du compte dans le portail de facturation électronique du fournisseur nécessite les données présentes sur une facture. CondoWorks attend qu'une facture papier soit téléchargée par le client.
CLIENT-À-ENREGISTRER (CLIENT-TO-ENROLL) - CondoWorks dispose de toutes les données nécessaires pour compléter l'enregistrement au portail de facturation électronique du fournisseur, mais l'inscription n'a pas fonctionné. Les raisons les plus courantes sont que le compte est déjà enregistré avec d'autres informations de connexion connues du client. Dans ce cas, la colonne « Nom d'utilisateur en attente » sera remplie avec les informations de connexion que CondoWorks souhaite que le compte utilise, et le client devra effectuer l'enregistrement en contactant le fournisseur. Si le client dispose déjà d'informations connexion pour le portail du fournisseur qui possède ce compte, il peut fournir ces informations de connexion à CondoWorks pour lui permettre de compléter l'enregistrement.
AUCUN-PORTAIL (NO-PORTAL) - le fournisseur ne dispose pas d'un portail de facturation électronique. Les factures papier devront être téléversées.
COMPTE-FERMÉ (ACCOUNT-CLOSED) - le compte est fermé ou a été transféré à un autre client.
CLIENT-INACTIF (CLIENT-INACTIVE) - le client s'est désinscrit de CondoWorks et n'est plus actif.